Il sistema Esse3
Nuovi servizi online per studenti e docenti
intervista di Marinella Daidone a Paolo Zanei

Gli studenti dell’Università di Trento possono oggi, con l’utilizzo del sistema informativo Esse3, disporre di alcuni servizi online per la gestione del proprio percorso universitario. Per saperne di più ne abbiamo parlato con il dottor Paolo Zanei, responsabile della Divisione Servizi agli Studenti e alla Didattica dell’ateneo.

Dottor Zanei, da quanto tempo l’Università di Trento si è dotata del sistema Esse3?
L’avvio del sistema Esse3 risale al giugno 2003. In quella data, il sistema è entrato in produzione con le funzionalità essenziali per la gestione dei processi della Segreteria studenti e con la gestione dell’offerta didattica. Vale la pena ricordare infatti che, mentre l’immatricolazione, il rinnovo dell’iscrizione, la registrazione degli esami e più in generale la gestione dell’intera carriera dello studente, fino al conseguimento del titolo, erano possibili anche con il sistema precedentemente adottato dall’ateneo, una delle più importanti novità di Esse3 riguarda il supporto ai processi che fanno capo alle Segreterie di Presidenza, in particolare il supporto alla gestione dell’offerta didattica, e cioè la raccolta, l’organizzazione e la gestione di tutti i dati, strutturati per anno accademico, relativi agli insegnamenti (caratteristiche del corso, docente titolare, periodo di svolgimento) e agli esami di profitto. L’avvio è stato un primo importante traguardo del progetto di implementazione partito a novembre 2002 e che ha visto impegnato un gruppo di 5-6 utenti nella reingegnerizzazione dei processi e delle procedure, nella migrazione dei dati dal vecchio al nuovo sistema, nel system test e nella formazione.

Quali sono le finalità per cui è stato adottato questo sistema?
L’ateneo aveva la necessità di dotarsi di un sistema adeguato rispetto alla riforma universitaria, ossia in grado di supportare l’articolazione del percorso formativo con lauree triennali e specialistiche e pensato per la gestione delle carriere degli studenti basata sulle nuove “regole” introdotte con il DM 509/99 (i crediti, le tipologie di attività formative, la multisettorialità degli insegnamenti, il passaggio dalla laurea triennale a quella specialistica). Con Esse3 inoltre la gestione delle carriere degli studenti è integrata con quella dell’offerta didattica, ciò significa che ogni dato registrato nel “libretto elettronico” dello studente deriva da quanto è stato “pubblicato” nell’offerta didattica della facoltà e più in generale dell’ateneo.
Un’altra finalità importante era quella di consentire agli studenti l’interazione online con il sistema che gestisce la loro “posizione” all’interno dell’ateneo, permettendo loro di svolgere in modo autonomo alcune procedure per le quali non è ora più necessario recarsi in Segreteria studenti.
Paolo Zanei

Si voleva inoltre avere un sistema in grado di supportare il processo di internazionalizzazione dell’ateneo, in grado cioè di gestire la doppia laurea, i progetti di mobilità internazionale e l’ECTS - il sistema europeo di accumulazione e trasferimento dei crediti formativi.
Infine c’era la necessità di poter disporre di un sistema a supporto delle decisioni per gli organi di governo dell’ateneo. Per questo è stato implementato un database (Datamart) parallelo a quello gestionale di Esse3 e pensato appositamente per la gestione dei dati in modo aggregato per fini statistici (analisi tipo OLAP) in grado di fornire tutte le informazioni necessarie alla programmazione e al monitoraggio.

Quali sono i principali servizi online che offre Esse3?
Il sistema, oltre ad avere un’area pubblica accessibile a tutti, mette a disposizione servizi online per gli studenti e per i docenti dell’Università di Trento. Al momento dell’immatricolazione, allo studente vengono assegnati username e password che gli permettono di effettuare il login via web e di accedere alla propria area riservata, dove ha la possibilità di svolgere autonomamente alcune procedure: può aggiornare in modo autonomo i propri dati relativi a residenza e domicilio, verificare l’avanzamento del percorso accademico accedendo al proprio libretto elettronico, visualizzare la propria posizione relativamente alle tasse pagate e in scadenza, ottenere i certificati di iscrizione con elenco degli esami sostenuti e, con l’inizio dell’anno accademico 2004/2005, definire il proprio piano di studi.
Il processo di iscrizione online agli esami, precedentemente attivo in ogni facoltà e parzialmente integrato con il sistema della Segreteria studenti, avviene ora in modo centralizzato e ciò consente di effettuare ulteriori controlli in tempo reale, prima non possibili. Tutto ciò va a vantaggio dello studente e del docente, in quanto i casi di irregolarità della posizione dello studente all’atto della verbalizzazione dell’esame sono ora quasi totalmente eliminati.
Fra i servizi rivolti al docente vi è il processo di verbalizzazione degli esami che comprende la gestione delle iscrizioni, la stampa e consegna dei verbali precompilati con i dati degli studenti iscritti all’appello e la pubblicazione online degli esiti. All’atto della pubblicazione degli esiti da parte del docente il sistema invia una notifica alla casella di posta elettronica dello studente; nel corso dell’a.a. 2004/05 sarà attivato per la notifica anche un servizio di sms, cui lo studente potrà scegliere o meno di iscriversi.
Mentre l’accesso ad Esse3 da parte di studenti e docenti è protetto da password, l’area pubblica è accessibile a tutti e consente di visualizzare, per ogni anno accademico, l’offerta didattica dell’ateneo suddivisa per facoltà, corsi di studio e percorsi. Permette inoltre di consultare la bacheca degli appelli d’esame di profitto e di laurea e di visualizzare gli esiti, anonimi, degli esami; gli esiti dettagliati sono infatti visualizzati al singolo studente che accede all’area riservata.

Quindi, quali vantaggi offre agli utenti ed in particolare agli studenti e ai docenti dell’Università di Trento?
Lo studente interagisce in tempo reale col sistema, quindi da soggetto passivo diventa soggetto attivo, ha la possibilità di effettuare molte procedure in maniera autonoma ed ha una maggiore visibilità sui “suoi” dati gestiti dalla Segreteria studenti.
Il docente, per quanto riguarda il processo di gestione degli esami di profitto, può fare il “download” delle liste degli iscritti all’appello, con la certezza che il sistema svolgerà una serie di controlli sulla regolarità della posizione dello studente (evitando così il rischio che l’esame sia successivamente annullato), riceve i registri già precompilati e può inoltre contattare via mail tutti gli studenti iscritti all’appello.
Tutti gli utenti hanno la possibilità di vedere online i dati dell’offerta didattica aggiornati in tempo reale in facoltà e resi immediatamente visibili su web: non più dati statici, quindi, ma dinamici.

Si prevede in futuro di sviluppare ulteriormente le funzioni del sistema Esse3?
Il progetto è articolato in tre fasi, stiamo attualmente ultimando l’implementazione della seconda fase, la cui conclusione è prevista entro il mese di novembre. Gli obiettivi che ci siamo imposti per fine novembre sono per la maggior parte già raggiunti: estendere il processo di verbalizzazione degli esami anche alle due facoltà (Economia e Giurisprudenza) che ancora non lo hanno adottato, la gestione della mobilità internazionale (doppia laurea ed Erasmus), della Scuola di Specializzazione all’Insegnamento Secondario (SSIS), dei dottorati, degli esami di stato e la messa a regime del datawarehouse.
Un’ulteriore fase del progetto potrebbe far scalare, con l’implementazione di ulteriori funzioni accessibili via web, il sistema Esse3 da sistema di supporto alla Segreteria studenti a sistema per la gestione della didattica d’ateneo.