di coloro che intendono partecipare a procedure di selezione per l’ammissione ai Corsi di Dottorato, dei dottorandi e delle dottorande nonché dei Dottori di Ricerca

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 “Regolamento Generale sulla protezione dei dati personali” (d’ora in avanti “GDPR”) che sancisce il diritto di ogni persona alla protezione dei dati di carattere personale che la riguardano, l’Università degli Studi di Trento intende fornire a coloro che intendono partecipare alle procedure di selezione per l’ammissione ai Corsi di Dottorato, ai dottorandi e alle dottorande, nonché ai Dottori di Ricerca (di seguito “interessati”) le seguenti informazioni che riguardano il trattamento dei loro dati personali.

1. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati
Il Titolare del trattamento è l’Università degli Studi di Trento (di seguito denominata “l’Università”), via Calepina n. 14, 38122 Trento, email: ateneo [at] pec.unitn.it; ateneo [at] unitn.it.
I dati di contatto del Responsabile della protezione dati (RPD), al quale gli interessati possono rivolgersi per informazioni relative ai loro dati personali e per l’esercizio dei loro diritti, sono: via Verdi n. 8, 38122 Trento, email: rpd [at] unitn.it.

2. Finalità del trattamento

Nell’ambito dei propri compiti istituzionali l’Università procederà al trattamento dei dati personali forniti sia all’atto della partecipazione alla procedura selettiva per l’accesso al dottorato di ricerca sia – qualora la selezione si concluda con l’ammissione al dottorato di ricerca – durante l’intero percorso formativo, per le seguenti finalità:

  1. partecipazione alle procedure di selezione per l’ammissione ai Corsi di Dottorato di Ateneo;
  2. gestione delle procedure di immatricolazione e attività connesse (tra cui, l’identificazione del dottorando e della dottoranda mediante fotografia in formato digitale);
  3. gestione della carriera universitaria, compreso il conseguimento del titolo di studio (es. gestione piano di studio; registrazione esami; rilevazione della presenza per le attività didattiche a frequenza obbligatoria; iscrizione corsi di lingua CLA; iscrizione corsi Test center; domanda di conseguimento titolo e/o di sospensione della carriera; archiviazione e conservazione dati inerenti la carriera);
  4. espletamento di attività amministrative, contabili, fiscali e patrimoniali ad esempio per l’erogazione delle borse di studio e/o di altre forme di sostegno finanziario, di servizi e attività per il diritto allo studio, quali esoneri, agevolazioni, consulenza psicologica, attività 150 ore;
  5. determinazione delle tasse e dei contributi universitari, se dovuti;
  6. utilizzo servizi informativi e telematici (posta elettronica di Ateneo, piattaforme digitali di e-learning, Moodle, comunità on line, accesso ad altre risorse elettroniche);
  7. invio di comunicazioni di natura istituzionale e altre informazioni di interesse tramite la casella di posta elettronica istituzionale;
  8. fruizione dei servizi bibliotecari; 
  9. accesso ai laboratori ed altre strutture ad accesso protetto;
  10. controlli sulla veridicità delle autocertificazioni rese ai sensi del DPR 445/2000;
  11. elezioni rappresentanti dei dottorandi e delle dottorande negli organismi di Ateneo e svolgimento degli eventuali compiti inerenti la carica elettiva;
  12. procedimenti di natura disciplinare;
  13. programmi di mobilità nazionale e internazionale;
  14. utilizzo di servizi di orientamento (in ingresso, itinere e in uscita), tutorato e mobilità internazionale; attività volte all’inserimento nel mondo del lavoro (Job placement), anche attraverso comunicazioni a soggetti privati, pubblici e a consorzi interuniversitari per esclusive finalità occupazionali/professionali;
  15. gestione degli eventuali ausili e tempi aggiuntivi durante lo svolgimento delle prove di ammissione e di eventuali altri esami nonché dei servizi di inclusione nella comunità studentesca a favore dei soggetti con specifica disabilità, DSA e BES;
  16. gestione della comunità Alumni UniTrento per gli/le iscritti/e;
  17. partecipazione a progetti di ricerca e/o ad altre attività compatibili con le finalità istituzionali dell’Ateneo;
  18. videosorveglianza delle strutture di Ateneo;
  19. rilevazioni statistiche per favorire l’analisi e il miglioramento delle attività e dei servizi di didattica e di ricerca erogati e/o l’assistenza ai dottorandi e alle dottorande;
  20. applicazione delle misure di sicurezza degli ambienti di lavoro secondo le disposizioni previste dal D.Lgs. 81/2008;
  21. utilizzo dell'Anagrafe della ricerca dell'Università (IRIS);
  22. pubblicazione dei dati e deposito della tesi di dottorato nell’archivio istituzionale di Ateneo (Unitn-eprints.PhD/IRIS) e presso le biblioteche nazionali centrali di Roma e di Firenze.

3. Categorie di dati trattati
Nell’ambito delle finalità sopraindicate sono trattate le seguenti categorie di dati:

  • dati personali, quali dati anagrafici, di contatto, fotografia in formato digitale; numero di matricola; dati di ammissione, dati di iscrizione, dati relativi alla carriera universitaria, anche pregressa (comprese pubblicazioni, partecipazione a seminari/conferenze, svolgimento di ricerche all’estero), titoli di accesso, dati bancari; dati reddituali e fiscali propri e dei familiari, pagamenti, immagini (riprese video, fotografie);
  • dati appartenenti a “categorie particolari di dati personali” (c.d. dati sensibili) di cui all’art. 9 del GDPR, quali dati relativi alla salute e disabilità (es. eventuale documentazione di invalidità/disabilità, fruizioni di esoneri/agevolazioni), dati relativi alla vita e/o orientamento sessuale (es. transizioni di genere nella carriera), dati che rivelino l’origine razziale ed etnica (es. status di rifugiato), le convinzioni religiose e filosofiche; le opinioni politiche (es. procedure elettorali dei rappresentanti dottorandi e dottorande);
  • dati giudiziari di cui all’art. 10 GDPR (es. per la gestione di eventuali procedimenti giudiziari e/o disciplinari).

Per il trattamento di dati anonimi e/o aggregati non trova applicazione la normativa sulla protezione dei dati personali.

4. Base giuridica del trattamento
Il trattamento dei dati personali nell’ambito delle finalità sopraindicate viene effettuato dal Titolare sulla base di almeno una delle seguenti condizioni di liceità.

Per i dati personali ai sensi dell’art. 6, par. 1, del GDPR:

  • per l’esecuzione di compiti di interesse pubblico come definiti prioritariamente dalla legge n. 590 del 14 agosto 1982 istitutiva dell’Università di Trento, dal Decreto Ministeriale 8 febbraio 2013 n. 45 e ss.mm.ii. in materia di dottorato, dal proprio Statuto e dalla regolamentazione interna di riferimento;
  • per l’adempimento di un obbligo legale;
  • per il perseguimento di un legittimo interesse;
  • per l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o esecuzione di misure precontrattuali;
  • sulla base di un consenso esplicito dell’interessato.

Per i dati appartenenti a “categorie particolari di dati”:

  • per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione europea o nazionale ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. g) GDPR e art. 2-sexies, comma 2, lett. bb) “istruzione universitaria” del D. lgs. 196/2003 ss.mm.ii.;
  • per fini di archiviazione nel pubblico interesse, ricerca scientifica o storica o a fini statistici (art. 9, par. 2, lett. j) GDPR e art. 2-sexies, comma 2, lett. cc) del D. lgs. 196/2003 ss.mm.ii.);
  • per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;
  • sulla base di un consenso esplicito dell’interessato (art. 9, par. 2, lett. a) GDPR).

Per i dati giudiziari (art. 10 GDPR) nella misura strettamente necessaria allo svolgimento delle finalità indicate al precedente punto 2.

5. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati personali per le finalità sopraindicate, tranne i casi di seguito specificati, è indispensabile per l’ammissione e l’iscrizione del dottorando/della dottoranda ai corsi di dottorato e la gestione della relativa carriera nonché per l’adempimento dei connessi obblighi amministrativi, contabili e fiscali. 
Il conferimento dei dati, ivi compresi quelli appartenenti alle “categorie particolari di dati” per le finalità indicate dalla lett. m) alla q) è facoltativo ma il mancato conferimento determina l’impossibilità per l’Università di garantire l’erogazione del servizio, la partecipazione all’attività e/o la fruizione delle agevolazioni richieste.

6. Fonte dei dati
I dati personali vengono di regola raccolti presso gli interessati. In taluni casi possono essere reperiti da altre fonti quali banche dati pubbliche (SPID, ISEE), amministrazioni pubbliche, casellario giudiziale, centri di assistenza fiscale.

7. Modalità di trattamento
Il trattamento dei dati personali viene effettuato con modalità cartacea e/o informatizzata da parte di personale afferente alle strutture di Ateneo autorizzato al trattamento dei dati in relazione ai compiti e alle mansioni assegnate e nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, adeguatezza, pertinenza e necessità di cui all’art. 5, paragrafo 1 GDPR.

8. Categorie di destinatari
I dati personali potranno essere comunicati, oltre al personale di Ateneo coinvolto nel perseguimento delle finalità sopraindicate, ad altri soggetti terzi (pubblici e/o privati) per il corretto adempimento delle citate finalità, nell’ambito dei rapporti istituzionali, per l’adempimento di obblighi di legge, di regolamento e/o di contratto.
Tali soggetti possono essere in particolare: MIUR; ANVUR; ISTAT; Dipartimento della Funzione Pubblica; MEF; CUN; CINECA; Opera Universitaria; Tesoriere; Trentino Trasporti; CUS Trento; compagnie assicurative; Agenzia delle Entrate; CAF; commissioni esaminatrici; amministrazioni certificanti in sede di controllo delle autocertificazioni ai sensi del DPR 445/2000; Ambasciate; Consolati; Questura; Avvocatura dello Stato; Autorità giudiziaria; Centro di Informazione sulla Mobilità e le Equivalenze Accademiche (CIMEA); Università e Enti Accademici stranieri, nell’ambito delle convenzioni che prevedono l’istituzione di corsi di dottorato con titoli congiunti, doppi o multipli e per i dottorati in cotutela; enti pubblici e soggetti privati, anche stranieri, nell’ambito del finanziamento di borse di dottorato sulla base di convenzioni stipulate ai sensi della legge 30 dicembre 2010, n. 240; soggetti privati, anche stranieri, (quali ditte, società, Almalaurea) su richiesta proveniente dagli stessi interessati o comunque previo espresso consenso degli stessi, per confermare la presenza di eventuali titoli o requisiti e/o con lo scopo di agevolare l'orientamento, la formazione e l'inserimento nel mercato del lavoro.
I soggetti che nell’ambito della fornitura dei servizi necessari al perseguimento delle finalità sopraindicate dovessero trattare dati personali degli interessati per conto dell’Università saranno designati Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. 
È fatta salva, in ogni caso, la comunicazione dei dati personali in adempimento di un provvedimento dell’Autorità di Pubblica Sicurezza e/o dell’Autorità Giudiziaria.
I dati personali potranno essere pubblicati sul portale di Ateneo nei casi previsti dalla legge e/o dai regolamenti interni.

9. Trasferimento dei dati in Paesi extra EU
Nell’ambito delle finalità sopraindicate i dati personali potranno essere oggetto di trasferimento in Paesi extra UE, ad esempio verso università, istituti di ricerca, soggetti pubblici e privati nell’ambito di programmi di mobilità internazionale, tirocinio, progetti di ricerca e altre attività che debbano essere svolte al di fuori del territorio dell’Unione Europea.
Tale trasferimento sarà effettuato nei limiti e alle condizioni di cui agli artt. 44 e ss. del GDPR, ovvero in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione europea e/o di garanzie adeguate o, in loro assenza, sulla base di un esplicito consenso dell’interessato al trasferimento dei dati.

10. Periodo di conservazione dei dati
La determinazione del periodo di conservazione dei dati personali sarà definita secondo i criteri di necessità del trattamento e in osservanza degli obblighi legali e/o regolamentari in materia. I dati personali saranno quindi conservati per tutto il periodo necessario al perseguimento delle finalità indicate al precedente punto 2. I dati potranno essere conservati per un periodo superiore limitatamente ai casi di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica, storica o ai fini statistici, fatta salva l’adozione di misure tecniche ed organizzative adeguate.
In particolare:

  • i dati anagrafici, di iscrizione, di carriera e di conseguimento del titolo saranno conservati illimitatamente, tenuto conto anche degli obblighi di archiviazione previsti dalla normativa vigente;
  • i dati relativi a procedure selettive/concorsuali (quali graduatorie, verbali etc..) saranno conservati illimitatamente;
  • le identità digitali necessarie per la fruizione dei servizi ICT saranno conservate illimitatamente per la gestione tecnica delle identità digitali di Ateneo;
  • i dati relativi al traffico (es. ora e durata della connessione) e all’utilizzo dei sistemi informatici (posta elettronica) saranno conservati per un periodo massimo di 6 mesi, salvo diverse disposizioni di legge;
  • i dati relativi ad eventuali procedimenti disciplinari saranno conservati illimitatamente;
  • i dati raccolti sulla base del consenso espresso dall’interessato per la fruizione di specifici servizi saranno conservati fintantoché lo stesso non venga revocato e/o non venga richiesta la disattivazione del servizio, salva la sussistenza di un obbligo legale alla loro conservazione.

11. Diritti degli interessati
In ogni momento gli interessati potranno esercitare nei confronti del Titolare i seguenti diritti sanciti dagli artt. 15 e ss. del GDPR:

  • diritto di accesso ai propri dati personali e alle altre informazioni indicate all’art. 15 del GDPR;
  • diritto di rettifica dei propri dati personali qualora inesatti e/o la loro integrazione ove siano incompleti;
  • diritto di cancellazione (diritto all’oblio) dei propri dati personali tranne i casi in cui l’Università sia tenuta alla loro conservazione in adempimento di un obbligo di legge o per l’esecuzione dei propri compiti di interesse pubblico;
  • diritto di limitazione del trattamento nelle ipotesi indicate all’art. 18 del GDPR.

Avranno inoltre diritto di:

  • opporsi al trattamento dei dati personali che li riguardano nei casi in cui ciò sia consentito;
  • revocare il consenso eventualmente prestato senza con ciò pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Per l’esercizio dei diritti è possibile utilizzare l’apposito modulo che si trova nella pagina “Privacy e protezione dei dati personali” del portale di Ateneo e inviarlo al Responsabile della Protezione dei Dati al seguente indirizzo email: rpd [at] unitn.it.
Resta salvo il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 del GDPR.

La presente informativa, aggiornata al 13 marzo 2019, potrebbe subire variazioni o aggiornamenti.
Si consiglia di verificarla regolarmente e di riferirsi alla versione più aggiornata.